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Introducción

Durante la pandemia, muchas farmacias en San Juan, Argentina, se encontraron con una dificultad importante: no contaban con un servicio de delivery para hacer llegar los medicamentos a sus clientes.

Ante esta necesidad, la Asociación de Propietarios de Farmacias (APF) de San Juan decidió buscar una solución rápida y efectiva que permitiera a sus farmacias asociadas ofrecer un servicio de entrega ágil, confiable y adaptado a las necesidades de los pacientes.

Para lograrlo, desarrollamos un MVP (Producto Mínimo Viable) que permitió gestionar pedidos de manera sencilla y eficiente, validando la necesidad del servicio y evolucionando posteriormente hacia una plataforma más avanzada, con funcionalidades similares a Glovo, pero personalizadas para farmacias.

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El Problema: Falta de un Sistema de Delivery en Farmacias Asociadas

1. Farmacias sin Infraestructura para Entregas a Domicilio

• La mayoría de las farmacias asociadas no contaban con un sistema de delivery, lo que generaba dificultades para los clientes, especialmente durante la pandemia.
• No existía un sistema centralizado que permitiera gestionar los pedidos de manera eficiente.

2. Necesidad de una Solución Rápida y Económica

• Implementar un sistema de delivery desde cero para cada farmacia era costoso y poco viable a corto plazo.
• Se requería una plataforma simple y funcional que pudiera ser utilizada rápidamente sin necesidad de desarrollar aplicaciones complejas en la primera fase.

3. Dificultades para los Pacientes, Especialmente Adultos Mayores

• Durante la pandemia, muchas personas mayores no podían salir de sus hogares ni recibir ayuda inmediata de familiares.
• La imposibilidad de comprar medicamentos de forma remota afectaba su bienestar.

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La Solución: Desarrollo de una Plataforma Digital para el Delivery de Medicamentos

Para abordar estos desafíos, se desarrolló un MVP (Producto Mínimo Viable) en dos fases:

Fase 1: Implementación de un MVP con Formulario Dinámico

• Se diseñó un formulario dinámico en línea con el listado de todas las farmacias asociadas, donde los clientes podían seleccionar su farmacia y realizar pedidos.
• El sistema calculaba automáticamente el costo de envío según la dirección del cliente, optimizando las rutas de entrega.
• En los primeros seis meses, la plataforma procesó más de 2.500 pedidos, demostrando la viabilidad del modelo.

Fase 2: Desarrollo de una Aplicación de Delivery Personalizada

Debido al éxito del MVP, la asociación decidió evolucionar la plataforma hacia una aplicación más avanzada, con funcionalidades específicas para farmacias:

• Adjuntar recetas médicas para validar pedidos de medicamentos con prescripción.
• Selección de direcciones múltiples, permitiendo a los usuarios hacer pedidos para familiares.
• Base de datos con más de 50.000 productos, con precios actualizados y disponibilidad en farmacias.
• Gestión de cuentas familiares, facilitando que los familiares compraran medicamentos para adultos mayores o personas dependientes.

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Resultados Obtenidos: Impacto de la Digitalización del Delivery de Farmacias

1. Validación Exitosa del Modelo de Delivery

✅ Más de 2.500 pedidos procesados en los primeros seis meses del MVP.
✅ Las farmacias sin delivery pudieron ofrecer este servicio rápidamente, sin costos iniciales elevados.
✅ Mayor accesibilidad para pacientes, especialmente adultos mayores y personas en aislamiento.

2. Expansión y Digitalización con una Plataforma Avanzada

✅ Desarrollo e implementación de una aplicación personalizada con funcionalidades específicas para farmacias.
✅ Integración de una base de datos con más de 50.000 productos, mejorando la experiencia de compra.
✅ Mayor fidelización de clientes, al ofrecer una experiencia digital más ágil y accesible.

3. Beneficio Directo para la Asociación y las Farmacias Asociadas

✅ Mayor competitividad de las farmacias locales, al ofrecer un servicio que antes solo estaba disponible en grandes cadenas.
✅ Optimización de la logística de entrega, reduciendo tiempos de espera y mejorando la satisfacción del cliente.
✅ Digitalización de la relación con los clientes, permitiendo compras más rápidas y cómodas.

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Introducción

Las gasolineras manejan grandes volúmenes de transacciones en efectivo, lo que hace que la gestión financiera sea un desafío constante.

Antes de la implementación del nuevo sistema, la administración de caja diaria, pagos, cierres de turno y transferencias internas se realizaba en Excel, lo que generaba ineficiencias, errores humanos y dificultades en el control del dinero.

Para solucionar estos problemas, se desarrolló un software de gestión financiera que automatiza los procesos, mejora la precisión y permite notificaciones en tiempo real a través de WhatsApp.

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El Problema: Falta de Control y Automatización en la Gestión Financiera

1. Dependencia de Excel y Procesos Manuales

• Las gasolineras usaban hojas de cálculo para registrar ingresos y egresos, lo que generaba riesgo de errores humanos y pérdida de información.
• No había un sistema centralizado, lo que dificultaba la supervisión de las operaciones en distintas sucursales.
• Los reportes financieros se generaban manualmente, lo que tomaba tiempo y retrasaba la toma de decisiones.

2. Falta de Seguridad y Control en el Manejo de Efectivo

• No había trazabilidad de los movimientos de dinero, lo que aumentaba el riesgo de inconsistencias en los cierres de caja.
• Falta de alertas automáticas para detectar posibles anomalías en los ingresos y gastos.

3. Dificultad para Gestionar Transferencias Internas

• Las gasolineras manejan múltiples cuentas y necesitan realizar transferencias entre sucursales de manera eficiente.
• No había un registro automatizado de estas transferencias, lo que podía generar problemas en la contabilidad.

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La Solución: Implementación de un Software de Gestión Financiera Centralizado

Para resolver estos problemas, se desarrolló un sistema de administración financiera que reemplazó el uso de Excel y permitió un control preciso, automatizado y en tiempo real.

1. Digitalización y Automatización de la Caja Diaria

• Se creó una plataforma centralizada donde se registran automáticamente todos los ingresos y egresos de cada sucursal.
• Se eliminaron los registros manuales en Excel, reduciendo errores y pérdidas de datos.
• Se optimizó la generación de reportes financieros, permitiendo a los administradores obtener datos en tiempo real sobre la rentabilidad de cada estación de servicio.

2. Sistema de Transferencias Internas y Gestión de Cuentas

• Se incorporó un módulo de transferencias internas que permite mover fondos entre distintas cuentas de la empresa sin necesidad de procesos manuales.
• Se implementó un sistema de validación y seguimiento de cada transacción, garantizando transparencia en el flujo de dinero.

3. Integración con WhatsApp para Notificaciones Automáticas

• Se implementó un sistema de alertas automáticas vía WhatsApp, notificando a los encargados sobre:
  • Ingresos y egresos diarios.
  • Movimientos de dinero entre cuentas.
  • Cierres de caja y posibles discrepancias en los registros.
• Esto permite que los administradores estén informados en tiempo real sin necesidad de revisar manualmente los registros.

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Resultados Obtenidos: Impacto de la Implementación del Nuevo Sistema

1. Eliminación de Errores y Mayor Control Financiero

✅ Reducción del 90% en errores de registro, al eliminar la dependencia de Excel.
✅ Mejor control de efectivo y transferencias, con un sistema centralizado y validaciones automáticas.
✅ Mayor transparencia en los movimientos de dinero, con trazabilidad completa de cada transacción.

2. Optimización del Tiempo de Administración

✅ Reducción del tiempo de cierre de caja de 1 hora a solo 10 minutos.
✅ Acceso inmediato a reportes financieros, mejorando la toma de decisiones.
✅ Menos carga administrativa, permitiendo que los gerentes se enfoquen en la operación del negocio.

3. Agilidad en la Gestión de Transferencias y Seguridad Mejorada

✅ Transferencias internas más rápidas y seguras, con validaciones automáticas.
✅ Notificaciones en tiempo real de transacciones y alertas de seguridad.
✅ Reducción del riesgo de fraudes o errores humanos, gracias a la automatización.

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Imágenes del proyecto

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Introducción

En la era digital, los creadores de contenido, comunidades privadas y negocios enfrentan un desafío común: gestionar de manera eficiente grupos de WhatsApp con acceso restringido por suscripción. Hasta ahora, la administración manual de estos grupos implicaba verificar pagos, añadir y eliminar miembros de forma manual, y asegurarse de que solo los suscriptores activos tuvieran acceso.

Para resolver este problema, desarrollamos WhaCo, un sistema que automatiza la gestión de grupos de pago en WhatsApp, integrándolo con Stripe y Mercado Pago para verificar suscripciones en tiempo real.

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El Problema: Gestión Manual y Falta de Control en los Grupos de Pago

1. Administrar Grupos de WhatsApp de Pago Era un Proceso Manual y Tedioso

• Los creadores de contenido y gestores de comunidades debían verificar manualmente los pagos de cada usuario antes de añadirlos a un grupo.
• La eliminación de usuarios inactivos también se realizaba manualmente, lo que provocaba retrasos e inconsistencias.
• La gestión manual aumentaba el riesgo de errores, como permitir el acceso a usuarios sin suscripción activa.

2. Falta de Integración con Plataformas de Pago

• No existía una solución sencilla que vinculara WhatsApp con Stripe o Mercado Pago, lo que obligaba a los administradores a revisar pagos uno por uno.
• Esto generaba fricción en la experiencia del usuario, ya que debía esperar la validación manual antes de ser agregado al grupo.

3. Dificultad para Escalar y Monetizar Comunidades

• Al depender de la gestión manual, los administradores tenían un límite en la cantidad de suscriptores que podían manejar.
• La falta de automatización impedía el crecimiento sostenible de las comunidades de pago.

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La Solución: WhaCo – Un Sistema Automatizado para Gestionar Grupos de Pago en WhatsApp

Para resolver estos problemas, desarrollamos WhaCo, un sistema basado en API que automatiza la gestión de accesos a grupos de WhatsApp según la suscripción activa del usuario.

1. Integración con Plataformas de Pago (Stripe y Mercado Pago)

• Conexión directa con Stripe y Mercado Pago para verificar pagos en tiempo real.
• Automatización del proceso de acceso:
  • Cuando un usuario paga, WhaCo valida automáticamente la suscripción y lo agrega al grupo de WhatsApp correspondiente.
  • Si la suscripción caduca, el sistema lo elimina del grupo sin intervención manual.
• Compatibilidad con múltiples métodos de pago para mayor accesibilidad.

2. Gestión Automatizada de Miembros en Grupos de WhatsApp

• Añadir y eliminar usuarios en función de su estado de pago.
• Sincronización en tiempo real: si un usuario cancela o su pago falla, se elimina automáticamente del grupo.
• Sistema de notificaciones personalizadas, avisando a los usuarios sobre renovaciones y expiraciones de suscripciones.

3. Seguridad y Control Mejorado

• Evita accesos no autorizados al validar cada pago antes de agregar miembros.
• Dashboard de gestión para que los administradores vean el estado de suscriptores y realicen acciones manuales si es necesario.

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Resultados Obtenidos: Impacto de WhaCo en la Gestión de Comunidades de Pago

1. Reducción del Tiempo de Gestión en un 90%

✅ Automatización completa del proceso de alta y baja de miembros, eliminando la necesidad de revisar pagos manualmente.
✅ Mayor eficiencia y escalabilidad, permitiendo a los administradores centrarse en la creación de contenido en lugar de tareas repetitivas.

2. Aumento en la Conversión y Retención de Suscriptores

✅ Acceso instantáneo a los grupos tras el pago, mejorando la experiencia del usuario.
✅ Reducción del abandono, ya que los usuarios reciben notificaciones de renovación antes de ser eliminados.

3. Monetización Sostenible y Sin Complicaciones

✅ Mayor control sobre las suscripciones activas y expiradas.
✅ Optimización del flujo de ingresos al evitar accesos no autorizados o suscriptores sin pago.

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Conclusión: Cómo WhaCo Transformó la Gestión de Comunidades de Pago en WhatsApp

La implementación de WhaCo permitió a creadores de contenido, coaches y gestores de comunidades administrar grupos de WhatsApp de pago de manera eficiente y escalable. Gracias a la integración con Stripe y Mercado Pago, el proceso de verificación de pagos se volvió completamente automático, eliminando errores y reduciendo la carga de trabajo de los administradores.

Este caso demuestra cómo la automatización de la gestión de suscripciones en WhatsApp puede mejorar la monetización de comunidades digitales y optimizar la experiencia del usuario.

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